Criando meu sistema de organização | #01 Google Agenda & Google Tarefas

Via Freepik

Estou revendo meu sistema de organização, na verdade criando um. Ano passado eu fiz uma revisão de 2023 e um planejamento para 2024 (que aliás, eu ainda não revisitei eles desde então), mas mesmo assim gostei bastante dessa estrutura de revisão e planejamento do ano que foi apresentada pela Thais, do blog Vida Organizada, fiz com base nas lives que ela fez no Youtube na época. Se esse ano ela fizer essas aulas novamente, pretendo seguir com essa estrutura que ela apresentar.

Desde outubro estou revendo a minha rotina, meus hábitos e a forma como eu me organizo, eu precisava retomar a esse hábito de organização novamente, já que fui perdendo ao longo desse ano. Busquei algumas aulas da Thais de uns 7 meses atrás e encontrei essa aula em que ela ensina sobre criar uma rotina do zero. Nessa primeira aula ela utiliza a agenda do Google, eu já estava querendo trazer minha organização mais digital, um dos motivos que eu comprei o tablet foi a possibilidade de utilizar cadernos digitais. Já tem um tempo que meu objetivo é reduzir mais as coisas que tenho para poder eu conseguir levar uma vida um pouco nômade (pelo menos por enquanto).

Para a organização da agenda no Google eu segui exatamente como a Thais apresenta na aula, vou experimentar essa forma de organizar a agenda pelos próximos 5 meses (que é o tempo que completa até o primeiro trimestre de 2025) e pretendo até lá escrever um post aqui falando se dessa forma funcionou ou não para mim.

Divisão das agendas

Lista das minhas agendas do Google

Seguindo a mesma estrutura da Thais, eu criei as seguintes agendas: Planejamento, Atividades Pontuais, Compromissos, Informações e Rotina. Isso é como se fosse a categoria de cada compromisso ou atividade, ficou bem simples de organizar.

As agendas de aniversário vou atualizar conforme os meus contatos dentro do Google mesmo. Já a agenda Tarefas é provável que eu não vá usar, eu ainda acho que o recurso de tarefas do Google ainda tem muito a melhorar.

Planejamento

Nesse primeiro momento deixei marcado os horários de sono, almoço, jantar e café da manhã. Esses não são compromissos que estão fixos, em algum momento podem sofrer alterações, caso eu tenha algum compromisso que afete meu horário de almoço, por exemplo.

Exemplo da visão da agenda Planejamento

Eu também gostei dessa forma de organizar pois consigo também incluir na descrição do evento alguma informação útil, por exemplo: qual vai ser meu cardápio do dia em cada refeição.

Como eu estou ajustando a minha alimentação (reduzindo o pão, glúten, leites e derivados) e não consigo decorar todas as opções de café da manhã, posso simplesmente colocar a receita na descrição do evento.

Compromissos

Nessa agenda eu deixei todos os compromissos com outras pessoas, por exemplo: consultas médicas, aulas, reuniões, almoço com alguém, festas, etc.

Atividades pontuais

São coisas que precisam ser feitas em um dia ou horário específico, porém não são atividades recorrentes, são resolvidas apenas uma vez.

Informações

São informações úteis para você, neste caso depende de cada pessoa, talvez precise lembrar de algum aniversário.

Rotinas

São atividades que são feitas com recorrência. As revisões semanais e de projetos eu adiciono nesta agenda.

Rotinas diárias

Há algumas coisas que eu quero implementar na minha rotina diária: coisas relacionadas ao trabalho, relacionadas a casa, rotinas para hora de acordar e uma para hora de dormir. Para coisas relacionadas ao trabalho e casa eu vou utilizar o Google Tarefas, criei uma lista lá com nome "rotina diária" e apenas dou check conforme eu vou concluindo.

A lista de rotina diária são tarefas que eu preciso fazer todos os dias, mas não tenho um horário específico, por exemplo: ler emails, verificar instagram, responder whatsapp, verificar status de projetos, etc. Conforme eu for cumprindo, eu dou check lá na lista e a tarefa fica oculta pra mim.

A Thais também dá a sugestão de marcar com uma estrela as tarefas que são essenciais naquele dia, por exemplo: preciso responder os emails todos os dias, se eu não responder posso perder algo importante. Daí depende da sua rotina e o que é muito necessário e que não possa terminar o dia sem fazer isso. No meu caso, como eu trabalho com o instagram de outra empresa e preciso estar checando mensagens e comentários e responder, então não posso deixar de realizar esta atividade, talvez eu perca algum atendimento que é importante para a empresa.

Rotina Matinal & Noturna

Alguns hábitos que eu gostaria de trazer mais para meu dia a dia, pra tornar uma rotina mais saudável para mim. Pensando nisso, a Thais sugere nessa aula você se perguntar: quais são as coisas que você costuma fazer quando você acorda para tornar o seu dia mais fácil? e quais as coisas que você costuma fazer antes de dormir para tornar a sua noite mais agradável e o dia seguinte um pouco mais tranquilo?

Estou seguindo a sugestão dela de adicionar como um evento na agenda de planejamento e incluir os detalhes/etapas na descrição desse evento.

Para rotina matinal: acordar, arrumar cama, fazer alongamento, tomar banho, fazer café da manhã, tomar café, lavar louça do café.

Para rotina noturna: consultar agenda do dia seguinte, não mexer mais o celular, ler, skincare.

Pode não ser exatamente nessa ordem, mas pretendo começar a rotina noturna 1 antes de dormir, assim posso ter um sono mais tranquilo sem ter que olhar para telas antes de dormir. E pela manhã eu não preciso ficar perdida no que preciso fazer, às vezes eu pulo a etapa de arrumar a cama e ao longo do dia eu fico com a impressão de que o quarto está todo bagunçado, então paro pra arrumar no meio do dia e atrapalha a minha rotina.

As rotinas diárias são itens essenciais do meu dia a dia neste momento e quero focar bastante nisso de agora em diante. Com a ansiedade eu acabo ficando paralisada em muitas coisas e projetos meus e acabo me distanciado do presente e pensando demais no futuro ou passado.

Antes de olhar para o futuro, as metas e grandes objetivos, preciso olhar para o agora, o hoje, para o meu momento. Tenho que sempre me lembrar que o hoje é importante e é ele quem constrói o meu futuro, é com o hoje que eu alcanço as minhas metas e grandes objetivos. Antes de me frustrar com algum objetivo não alcançado ou ficar pensando demais na possibilidade de no futuro não acontecer algo que eu queira muito, preciso parar e me perguntar "como está o meu hoje? o que estou fazendo neste momento?". Eu preciso me colocar no momento presente!

Links Úteis

Criando um Sistema de Organização Pessoal: antes de ir para a prática, é interessante você ter uma introdução sobre criar seu sistema de organização, esse vídeo da Thais eu acho ótimo pra assistir antes de você seguir para a prática.

Simplificando as ferramentas do dia a dia | Agendas e listas: esse é um vídeo da Thais que ela aborda de forma mais teórica sobre a agenda.

Criando sua rotina do zero - Aula 1 da Semana da Vida Organizada Descomplicada: Essa é a primeira aula que aborda de forma bem mais prática sobre criar a rotina. Eu prefiro dizer que ela é uma continuação desse link que coloquei acima.